| 12 правил написания корпоративных писем
Карьера и обучение

12 правил написания корпоративных писем

yxH6dfJoUoo.jpg

Давным-давно, до изобретения мессенджеров с голосовым вводом люди писали деловые письма. Погодите, да ведь и сейчас только и делают, что пишут! Вот только пишут - как попало. При том, что совсем немного найдется тем, которые столь подробно исследованы и описаны в деловой прессе. Тем удивительнее видеть в почте каждый день низкое качество реальных деловых писем. Давайте в очередной раз повторим правила написания е-мейлов.

Формат

Всегда используйте только внешний формат для деловой переписки. Никакого деления ваших писем на внутренние и внешние. Никаких «Оль, ну ты этому придурку из Синергии перешли еще раз счет». Перешлет, и перешлет форвардом именно это ваше письмо. Поэтому пишите и приучите сотрудников писать любые письма как внешние. Пишите письма так, как если бы их необходимо было направить клиенту. Это дисциплинирует и страхует вас от попадания в глупую ситуацию.

Контакты

Создайте и регулярно пополняйте свою адресную книгу. Это когда вы сохраняете отправителя в разделе «Контакты». Пишите новые письма, выбрав получателя из контактов. Очень осторожно и только по существу используйте инструмент «ответить». Ответ уместен только в качестве ответа на письмо. При смене темы переписки всегда создавайте письмо заново. За это Ангелы Сортировки Писем и Духи выстраивания цепочек возгласят вам благодарственные оды.

Тема

Делайте тему письма максимально понятной. Четко и подробно формулируйте тему своего письма. Никаких тем в формате «Вопрос», «Предложение», «Смета», «Встреча». Когда объем переписки подбирается к 3-5 тысячам писем в месяц, понятная тема становится главным атрибутом.

Начало и Конец

В качестве стандартного приветствия используйте только «Добрый день». Всегда используйте это стандартизированное приветствие. Старое доброе «Добрый день» - лучшее из придуманного.
Неформальное приветствие с фразы типа «доброго времени суток» ничего не добавляют вашему имиджу, а скорее выставляют вас чудаком, забредшим в столь чуждый ему и унылый мир корпоративного безумия. Так, кстати, тоже не пишите. «Литературщину» оставьте для Facebook. 

Заодно озаботьтесь красивым подробным шаблоном подписи. С должностью, повторением своей почты, сайта и городского телефона. Это четко укажет на определённый класс вашего письменного общения и вам же облегчит коммуникацию, когда щедрый клиент решит отправить вам в офис ящик игристого вина (шучу, когда по пути на встречу начнет искать ваш телефон в переписке на мобильном).

Содержание

Один вопрос – одно письмо. Не смешивайте несколько сложных вопросов в одном послании. Это лишь затруднит и запутает вашу переписку. Из этого правила есть немало исключений, например, большие письма-статусы, формат которых заранее был определен и согласован. Но для всех остальных 80% случаев правило одной темы действует. Я заметил, что как минимум в половине случаев на сложные письма просто не отвечают полностью. И почему-то (сюрприз!) игнорируют самый насущный из всего списка вопросов.

Структура

Деловые письма свыше восьми строк уже требуют разбивки на абзацы. Если же и абзацев накапливается более восьми, подумайте не стоит ли разбить содержимое письма на два или более письма. Письменная речь - это четкая структура прежде всего. Не стесняйтесь использовать абзацы и нумерацию пунктов. Просто поверьте в себя и расставьте пункты и абзацы.

Эмоции

Эмоций в письме избегайте. Нет, не так - никаких эмоций в письме!1! В-О-О-О-Б-Щ-Е! Эмоциональную компоненту оставьте (если уж накипело) для устных или телефонных переговоров. Там они по крайней мере объяснимы. Деловые письма должны быть максимально нейтральными. И никакого КАПСЛОКА. Никогда!111 Как вариант - настройте отсрочку отправки исходящих писем в 3-5-10 минут. Это даст вам возможность «передумать» и не отправить излишне «яркое» письмо.

Внимание

Будьте очень внимательны, когда используете функцию «переслать». Особенно если ваши коллеги увлекаются функцией «ответить». В этом случае шанс отправить «случайно» что-то лишнее, как никогда высок. Обидно будет «запульнуть» клиенту внутреннюю смету с рентабельностью 170%.

Орфография

Не ленитесь проверять орфографию своих писем, особенно заголовки. Проверяйте всегда. Автоматическая проверка не панацея и к тому же редко видит ошибки в теме. Не нужно быть британским ученым, чтобы понять, что самые безобидные опечатки сильнее всего бесят именно тех, кто является для вас важным адресатом. Да, зануды частенько выбиваются в ТОПы…

График

Чтобы переписка не съедала все ваше рабочее время и не выбивала из общего ритма, выделите 3-5 интервалов в течение дня для работы с сообщениями. В эти интервалы проверяйте почту и пишите новые письма. Занимаетесь почтой, занимаетесь только ей. Правильность написания и чёткость изложения мыслей важнее, чем сверх-оперативность.

Время

В смысле время реагирования. В стандартной деловой практике принято реагировать на письма в течение 6-8 рабочих часов. Этот интервал можно считать общеприемлемым. Если письмо особо срочное, отправитель должен дополнительно уведомить об этом по другому каналу связи. Хотите быть оперативнее прочих - поставьте себе на ответ лимит в 4 часа. Это будет практически выдающимся результатом. Ангелы Сортировки Писем вострубят вам еще раз!

Спам

Не забывайте регулярно (раз в день) проверять папку «Спам» и общедоступный ящик «Info» в корпоративной почте. Случается, что крупные новые тендеры не достаются вам именно по причине того, что почтовая программа сочла нового адресата ботом. Часто спам-фильтр срабатывает на новых адресатов и письма со сложных корпоративных доменов самых богатых и перспективных клиентов.

Текст: Александр Царев, предприниматель и практикующий маркетолог

Возврат к списку

Партнеры